Dokumentenerzeugung im PDF/A-Format

Was ist PDF/A?

PDF/A ist ein Format zur Langzeit-Archivierung digitaler Dokumente, das von der International Organization for Standardization (ISO) als eine Form des PDF-Formats 2005 genormt wurde. Die Norm legt fest, wie die Elemente der zugrundeliegenden PDF-Versionen im Hinblick auf die Langzeit-Archivierung verwendet werden müssen. Die Konformitätsebene PDF/A-1b – Level B (Basic conformance) besitzt eine eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit.

(Quelle: Wikipedia, Die freie Enzyklopädie)

Archivieren von Dokumenten

Das Dokument im PDF/A-Format erfüllt genau festgelegte Anforderungen. Schriften müssen beispielsweise eingebettet sein. Interaktive Elemente oder PDF-Ebenen würden die Eindeutigkeit der Datei verhindern und sind deshalb nicht zugelassen. Das Farbmanagement vermeidet eine falsche Farbigkeit von Bildern. Die Darstellung der Datei soll von Software und Systemen unabhängig und zudem exakt reproduzierbar sein.

Erfolgreiche Langzeitarchivierung digitaler Daten

Bei den vielen Software-Entwicklungen, die es in immer schnellerer Abfolge gibt, kann es durchaus passieren, dass ältere Dateien in den neuen Programm-Versionen nicht mehr geöffnet oder wie im Original dargestellt werden können. Dies kann sich bei Word-Dateien z.B. mit der Anzeige anderer Schriften oder fehlender Abbildungen auswirken. Das PDF/A-Format hingegen garantiert Ihnen langfristige Lesbarkeit von elektronischen Dokumenten. Bevor die Dokumente ins Archiv gespeichert werden, müssen sie auf ihre Standard-Konformität geprüft werden. Durch die Verwendung von PDF/A wird sichergestellt, dass sich die so archivierten Daten auch nach langfristiger Archivierung in der ursprünglichen Formatierung des Dokumentes jederzeit unter allen gängigen Betriebssystemen wieder öffnen lassen.

 

Für eine sichere Archivierung der digitalen Daten hinsichtlich „Zukunftstauglichkeit“ ist also PDF/A das zu wählende Format. Für rechtliche Angelegenheiten kann diese Revisionssicherheit maßgeblich entscheidend sein.

PDF/A in cimERP

Von einigen unserer Kunden wurde bereits die Anforderung an uns herangetragen, dass Geschäftspartner die Erstellung und Zusendung der Ausgangspapiere (Auftragsbestätigung, Rechnung etc.) im PDF/A Format wünschen und fordern.

 

Die Integration/Einrichtung in cimERP erfolgt durch einfache Auswahl des Ausgabeformats („PDF/A“) in den <cd0050-Druckparametern> des jeweiligen Ausgangsdokumentes.

Die in bekannter und unveränderter Weise mittels Crystal Reports erzeugte .pdf-Datei wird bei dieser Auswahl anschließend durch einen vollständig implementierten Konverter automatisch ins PDF/A-Format konvertiert. Der Ausgabe-Dateiname wird dabei nicht verändert – alle weiteren Abläufe bleiben unverändert.

 

Voraussetzungen zum Einsatz von PDF/A in cimERP

 

- aktueller cimERP-Release-Stand (mindestens Re. 3.06, Release-Datum ab 01.05.2016)

- Lizenzierung unseres Moduls PDF/A

 

Gerne können Sie uns eines Ihrer Ausgangsdokumente, welches Sie im PDF/A-Format wünschen, vorab zukommen lassen. Wir senden Ihnen dieses Dokument im PDF/A-Format zurück und Sie können es von Ihrer anfordernden Stelle entsprechend validieren lassen.

 

Mit der Dokumentenerzeugung im PDF/A-Format erfüllen Sie einen wichtigen Punkt der gesetzlichen Vorgaben zur Dokumentenaufbewahrung effizient und zukunftstauglich.

 

Haben Sie Fragen zu dieser Funktion oder wünschen Sie weitere Informationen? Sprechen Sie uns hierzu einfach an.

Kontakt: news@cimdata-sw.de

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